Jumat, 26 Januari 2018

7 Cara Simpel Merancang Acara Tanpa Ribet


Akhir-akhir ini saya mendapat sebuah tanggung jawab baru di kantor. Kabetulan, kantor saya yang merupakan sebuah pelayanan kesehatan menyelenggarakan beberapa acara secara berkala. Acara tersebut adalah dalam rangka mengedukasi masyarakat tentang pentingnya kesehatan. Berbagai macam tema dihadirkan agar peserta acara tidak merasa bosan.

Bagi saya, ini bukan pertama kalinya merancang sebuah acara. Sejak duduk di sekolah menengah, saya sudah sering mendapatkan tanggung jawab seperti ini. Awalnya masih bingung, sih. Apa yang harus saya lakukan, siapa saya yang harus saya hubungi, bahkan saya mulai dari mana saja saya tak tahu. Namun pada akhirnya pengalaman mengajarkanku, hehe ^^

Saya belajar merancang acara bersama teman-teman. Dari berbagai macam acara yang saya buat, saya banyak belajar berdasarkan hasil evaluasi kekurangan yang ada. Setiap saat saya memperbaiki diri hingga sekarang saya mulai terbiasa jika diberi tugas untuk merancang acara.

Saya akan sharing di artikel ini step by step yang biasa saya lakukan dalam merancang sebuah acara. Mungkin sebagian dari Anda sudah terbiasa seperti saya. Namun tulisan ini dapat bermanfaat bagi pembaca lainnya yang memang belum terbiasa merancang acara.


1.     Tentukan tema

Tema acara adalah salah satu hal penting karena tema akan menentukan apa saja yang harus kita siapkan sebagai pendukung acara. Misal, nih. Saat saya membuat mini seminar tentang kehamilan, maka dari sini saya bisa menentukan target undangan, sponsor, pembicara, konsep acara, dll. Jadi, tetapkan tema acara terlebih duhulu sebelum ke langkah selanjutnya, ya.

2.     Tentukan kepanitiaan termasuk tugas masing-masing bagian

Tentukan bagian apa saja yang diperlukan untuk mensupport acara. Secara sederhana sih biasanya hanya butuh sekretariatan yang menangani berbagai macam surat menyurat, keuangan, humas, perlengkapan, dan acara. The right man in the right place mungkin bisa menjadi acuan dalam pembagian tugas. Lihatlah kemampuan masing-masing anggota tim termasuk kemungkinan mereka memiliki hubungan ke pihak luar yang dapat mensupport acara. 


3.     Buat rincian persiapan acara sedetail mungkin

Jika semua sudah orang sudah ditempatkan pada posnya, buatlah tugas masing-masing bagian secara mendetail. Ini penting untuk memastikan tidak ada yang terlewat dari tugas mereka. Selain rincian detail, buat juga rincian waktu. Masing-masing tugas memiliki tenggat waktu tertentu dan harus diselesaikan tepat waktu, kecuali ada hal-hal tertentu yang dapat metolelir keterlambatan tersebut. Etapi pengecualian ini hanya sementara, ya. Tetap kejar target penyelesiannya.

4. Buat rancangan anggaran, termasuk daftar sponsor jika diperlukan

Yang harus dipersiapkan secara mendetail lainnya adalah anggaran keuangan, baik uang masuk maupun pengeluaran. Jangan ragu untuk mencari sponsor. Semisal nih di kantor saya akan mengadakan suatu acara, biasanya kami mencari pihak luar yang telah lama bekerjasama dengan perusahaan. Alangkah baiknya jika pihak luar tersebut memiliki bidang usaha yang sama dengan tema acara yang dirancang. 


5.     Pilihlah rekanan yang amanah

Dalam merancang sebuah acara dapat dipastikan kalau kita akan bekerjasa dengan pihak luar. Mungkin untuk pengadakan konsumsi peserta dan panitia, misal. Pasikan bahwa pihak yang bekerjasana dengan kita adalah orang-orang yang amanah. Mereka dapat memberikan sesuai dengan pesanan kita. Misalnya, saat kita akan memesan makanan biasanya akan disuguhi sampel snak. Saat dilihat isi dan komplitannya sudah oke, termasuk besar kurannya. Jangan sampai saat acara ternyata berbeda dengan yang kita pesan. Tentu ini akan mengecewakan.

6.     Publikasi dari Jauh-jauh Hari

Agar lebih diketahui oleh publik, alangkah baiknya jika acara yang kita buat dapat dipublikasi kan jauh-jauh hari. Sehingga calon peserta yang memang memerlukan informasi dari acara kita dapat mempersiakan diri jauh-jauh hari.



7.     Lakukan evaluasi secara berkala

Ini juga langkah penting yang harus dilakukan untuk memastikan bahwa kerja panitia tidak keluar dari rencana awal. Ini jug adiperlukan untuk mengetahui sejauh mana semua rencana telah dipsersiapkan. Jika ternyata ada yang belum segera dilakukan evaluasi penyebab dan penyelesaiakan masalah agar tidak berlarut.


Nah, inilah cara simpel yang biasa saya lakukan dalam menyususn sebuah acara. Dengan perencanaan yang baik, tentu akan menghasilkan sesuatu yang baik pula. Prinsipnya adalah, write what will you do, do what you have write. Selamat mencoba, dan semoga sukses.



- Hana Aina -


Baca juga, ya ...

2 komentar:

  1. Kepanitiaan yang solid, acara berjalan dengan lancar

    BalasHapus
  2. kalau rencana sudah mantap, biasanya acara berjalan lancar ya mba

    BalasHapus

Terima kasih telah berbagi komentar